REGULAMIN KONKURSU NA WYNAJEM POWIERZCHNI POD USŁUGI GASTRONOMICZNE W ARENIE OSTRÓW

Spis treści

1. Definicje.
2. Postanowienia ogólne.
3. Ogólne postanowienia dotyczące przebiegu postępowania.
4. Przedmiot konkursu. 
5. Etapy postępowania konkursowego.
6. Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu konkursowym. 
7. Oferta wstępna. 
8. Negocjacje. 
9. Oferta ostateczna. 
10. Wybór najkorzystniejszej oferty.
11. Zawarcie umowy, informacje zawarte w umowie. 
12. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. 
13. Postanowienia końcowe. 
14. Załączniki. 

1. Definicje.

1. Organizator - „Ostrowskie Inwestycje Sportowe” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Ostrowie Wielkopolskim (63-400) przy ul. Andrzeja Kowalczyka 1, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy – Poznań Nowe Miasto i Wilda
   w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000881125, NIP 6222833318, REGON 387718016, o kapitale zakładowym
   w wysokości 155.000,00 zł.
2. Oferent - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jak również podmioty występujące wspólnie, które ubiegają się
   o zawarcie Umowy, złożyły wniosek o udział w Postępowaniu. 
3. Postępowanie – niniejsze postępowanie konkursowe przedmiotem, którego jest najem powierzchni w Obiekcie celem świadczenia usług gastronomicznych. 
4. Regulamin- niniejszy Regulamin konkursu. 
5. Obiekt - hala widowiskowo- sportowa Arena Ostrów.
6. Umowa- umowa, która zostanie zawarta z Oferentem w wyniku rozstrzygnięcia Postępowania.  
7. Teren zewnętrzny – teren zewnętrzny znajdujący się wokół Obiektu, zaznaczony w załączniku nr 1 do Regulaminu.

2. Postanowienia ogólne.

• Organizatorem Postępowania jest Organizator, czyli„Ostrowskie Inwestycje Sportowe” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Ostrowie Wielkopolskim (63-400) przy ul. Andrzeja Kowalczyka 1, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy – Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000881125, NIP 6222833318, REGON 387718016, o kapitale zakładowym w wysokości 155.000,00 zł.

• Postępowanie konkursowe prowadzi Komisja powołana przez Prezesa Zarządu. 
• Osobami upoważnionymi do kontaktu z Oferentami w ramach niniejszego postępowania są: Zbigniew Trzoska, e-mail: ztrzoska@arenaostrow.pl, i Weronika Śliwińska, e-mail wsliwinska@arenaostrow.pl .
• Informacje w sprawach związanych z niniejszym postępowaniem udzielane są
  od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00 do 15:00, telefonicznie pod numerem 62 506 68 50.
• Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Organizator oraz Oferenci przekazują za pomocą poczty elektronicznej (poczta e- mail) lub pisemnie. Każda
  ze stron postępowania na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji drogą elektroniczną. Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, złożenia/ zmiany/ cofnięcia oferty wstępnej, złożenia/zmiany/ cofnięcia oferty ostatecznej. 
• Postępowanie konkursowe prowadzone jest w języku polskim.
• Walutą, która należy posługiwać się w trakcie postępowania jest złoty polski.
• Konkurs organizowany jest na podstawie Regulaminu. 
• Do postępowania zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa,
  w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego. Postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych.  

3. Ogólne postanowienia dotyczące przebiegu Postępowania.

• Oferenci mogą zwrócić się do Organizatora o wyjaśnienie treści Regulaminu
  w terminie do dnia 18 czerwca 2021 r. Pytania należy przesyłać na adres sekretariat@arenaostrow.pl
• Organizator udzieli wyjaśnień na pytania, o których mowa w punkcie  3.1., w terminie do dnia 25 czerwca 2021 roku.
• Jeżeli wniosek o wyjaśnienie wpłynie po upływie terminie, o którym mowa w punkcie 3.2., Organizator może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
• Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator zamieści na stronie internetowej,
  pod adresem https://bip.arenaostrow.pl/bip/ogloszenia/  
• Organizator może przed terminem składania ofert wstępnych zmienić treść Regulaminu. Zmiana zostanie zamieszczona na stronie internetowej pod adresem https://bip.arenaostrow.pl/bip/ogloszenia/    
• Do konkursu mogą przystąpić Oferenci, którzy spełniają warunki udziału
  w Postępowaniu określone w Rozdziale 6 Regulaminu.
• Oferenci wspólnie biorący udział w postępowaniu, w przypadku zawarcia z nimi Umowy, będą ponosili odpowiedzialność solidarną za realizację postanowień Umowy. Oferenci wspólnie biorący udział w postępowaniu, będą musieli również wspólnie zawrzeć Umowę. 
• Strony obowiązane są informować siebie nawzajem o każdej zmianie adresów.

Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje wysłane na ostatnio podany adres uznawane będą za skutecznie złożone. 

• Oferenci ponoszą wszelkie koszty związanej z udziałem w Postępowaniu. Organizator nie przewiduje zwrotu jakichkolwiek kosztów związanych z udziałem Oferentów
  w Postępowaniu. Organizator w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z udziałem w konkursie. 
• Jeżeli Oferent nie złożył oświadczeń lub dokumentów wymaganych zgodnie
  z Regulaminem, a także gdy  dokumenty lub oświadczenia są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wątpliwości, Organizator może wezwać do ich złożenia, uzupełnienia, ewentualnie poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, nie krótszym niż 3 dni.
• Jeżeli Oferent nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Organizator wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, nie krótszym niż 3 dni.
• W trakcie Postępowania, jak i po zakończeniu lub unieważnieniu Postępowania, protokoły oraz wszelkie oświadczenia, zaświadczenia, dokumenty, wnioski, oferty składane przez Oferentów, są niejawne. Wszelkie czynności podejmowane w trakcie postępowania mają charakter poufny, w tym działania Komisji, z zastrzeżeniem punktu 3.13.  
• Wyniki dotyczące uzyskanej punktacji w zakresie złożonych ofert wstępnych i ofert ostatecznych, jak również lista podmiotów dopuszczonych do udziału w postępowaniu zostaną przekazane wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu oraz zamieszczone na stronie internetowej Organizatora www.bip.arenaostrow.pl/bip/ogloszenia/   
• Organizator może na każdym etapie postępowania wezwać Oferentów do złożenia wszystkich lub niektórych dokumentów potwierdzających, że spełniają warunki udziału w Postępowaniu, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, lub budzą wątpliwości Organizatora, Organizator może wezwać do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów, jak również do złożenia innych dokumentów potwierdzających złożone uprzednio oświadczenia i dokumenty. Organizator ma prawo dokonać weryfikacji złożonych przez Oferentów oświadczeń i dokumentów
  na każdym etapie postępowania, w tym ma prawo zwrócenia się do wystawcy dokumentu lub oświadczenia o potwierdzenie informacji w nim zawartych. 
• Na każdym etapie Postępowania, w szczególności w trakcie prowadzonych negocjacji, do momentu zawarcia Umowy, Organizatorowi przysługuje prawo dokonywania modyfikacji zakresu przedmiotu najmu w celu uzyskania najkorzystniejszego dla Organizatora rozwiązania. 

4. Przedmiot konkursu.

• Przedmiotem konkursu jest najem powierzchni w Obiekcie celem świadczenia usług gastronomicznych. 
• Najem będzie obejmował następujące powierzchnie: restauracja, miejsca stałe
  na    hali, balkon nad restauracją, oraz antresola VIP.
• Szczegółowe określenie lokalizacji powierzchni wymienionych w punkcie 4.2. zawiera załącznik nr 2 do Regulaminu.
• Organizator wskazuje, iż powierzchnie najmu mogą podlegać negocjacjom. 
• Przedmiot najmu będzie przekazany w stanie deweloperskim. Do pomieszczeń gastronomicznych doprowadzone są instalacje wentylacji i klimatyzacji, przyłącza elektroenergetyczne oraz  instalacja wodno-kanalizacyjna wraz z separatorem tłuszczu w niektórych pomieszczeniach. Rozprowadzenie instalacji będzie leżało po stronie Oferenta. 
• Organizator informuje, iż w trakcie obowiązywania Umowy, Oferent z którym Organizator zawrze Umowę, będzie mógł czasowo korzystać również z innych powierzchni, niż wymienione w punkcie 4.2. Warunki korzystania z dodatkowych powierzchni będą każdorazowo uzgadniane między Oferentem i Organizatorem. 
• Oferent, z którym Organizator zawrze Umowę, będzie miał możliwość umieszczenia na terenie Obiektu punktów mobilnych, dodatkowych tymczasowych miejsc,
  w których Organizator będzie świadczył usługi gastronomiczne. Punkty i miejsca,
  o których mowa powyżej będą każdorazowo wspólnie uzgadniane przez Organizatora i Oferenta.  Ilość punktów mobilnych lub miejsc tymczasowych musi być dostosowana do rodzaju imprezy i ilości uczestników imprezy. 
• Data rozpoczęcia świadczenia usług gastronomicznych na terenie Obiektu –
  od         01 września 2021 roku w ograniczonym zakresie to jest nie mniejszym niż  obsługa klienta masowego w trakcie imprez, a od 01 października 2021 roku w pełnym zakresie.
• Okres  najmu 5 lat.
• Organizator wskazuje, iż Oferent będzie miał zapewnioną wyłączność
  na obsługę restauracji i punktów mobilnych oraz punktów stałych na potrzeby obsługi klientów indywidualnych masowych, oraz antresoli VIP podczas imprez zamkniętych odbywających się w Obiekcie.  
• Oferent będzie miał również możliwość korzystania z Terenów zewnętrznych. Korzystanie z Terenów zewnętrznych będzie możliwe po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora i ustaleniu szczegółów związanych ze sposobem korzystania z Terenu zewnętrznego.
• W zakresie dotyczącym świadczenia usług gastronomicznych: w strefach: antresoli VIP, gwiazd i ekip technicznych podczas przygotowań do imprez (tzw. backstage), Oferent będzie zobowiązany do przedstawienia swojej oferty gastronomicznej na obsługę tego typu wydarzeń w terminie wskazanym przez Organizatora, w przypadku gdy wyżej wymienione osoby, na rzecz których miałby być świadczone usługi gastronomiczne, nie zaakceptują oferty złożonej przez Oferenta, oferty na świadczenie tych usług będą mogły złożyć inne podmioty zewnętrzne.  

5. Etapy postępowania konkursowego. 

• Postępowanie będzie przeprowadzone w trzech etapach.
• W pierwszym etapie Oferent, który będzie chciał wziąć udział w Postępowaniu, zobowiązany będzie do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu. Wniosek może być złożony przy wykorzystaniu wzoru wniosku stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu. 
• W pierwszym etapie Organizator na podstawie złożonych wniosków i dokumentów sprawdzi, czy Oferent spełni warunki udziału w Postępowaniu, o których mowa
  w Rozdziale 6. Ocena będzie dokonana na zasadzie spełnia/ nie spełnia. 
• Oferent, który będzie spełniał warunki udziału w postępowaniu zostanie zaproszony do drugiego etapu, czyli do negocjacji, a po zakończeniu negocjacji do złożenia oferty wstępnej.
• Oferenci, którzy spełnili warunki udziału w Postępowaniu, przed złożeniem ofert, jak również przed rozpoczęciem negocjacji, będą mogli wziąć udział w wizji lokalnej. Udział w wizji lokalnej nie jest obowiązkowy. 
• Wizja będzie przeprowadzona w terminie określonym przez Organizatora. Organizator powiadomi Oferentów z co najmniej 2 - dniowym wyprzedzeniem o dwóch propozycjach terminów wizji. Każdy Oferent będzie mógł wybrać jeden z dwóch terminów. W wizji może wziąć udział nie więcej niż 3 osoby ze strony każdego Oferenta. Organizator powiadomi o powyższym Oferenta, poprzez przesłanie informacji na adres e-mail wskazany we wniosku o dopuszczenie do udziału
  w postępowaniu. 
• Po przeprowadzeniu wizji lokalnej, , o której mowa w punkcie 5.5 i udostępnieniu projektu Umowy, Organizator zaprosi wszystkie podmioty, które spełniają warunki udziału w postępowaniu, do negocjacji. 
• Po przeprowadzeniu negocjacji ze wszystkimi podmiotami, Organizator ustali ostateczną wersję Umowy i przedłoży ją wszystkim podmiotom biorącym udział
  w negocjacjach. Na tej podstawie Oferenci będą uprawnieni do złożenia oferty wstępnej.  
• Oferty wstępne będą ocenianie według kryteriów określonych w punkcie 7.3 Regulaminu.
• Po dokonanej ocenie wybrane zostaną dwie najkorzystniejsze oferty, o ile co najmniej dwie zostaną złożone. Podmioty, które złożyły dwie najkorzystniejsze oferty wstępne, zostaną zaproszone do ostatniego trzeciego etapu konkursu.
• Trzeci etap konkursu będzie polegał na przeprowadzeniu negocjacji z wybranymi Oferentami. Po zakończeniu negocjacji Organizator  przedstawi ostateczny wzór umowy i zaprosi Oferentów do złożenia ostatecznych ofert. 
• Kryteria oceny ofert ostatecznych określa punkt 9.3. Regulaminu.
• Organizator dokona oceny ofert ostatecznych i wybierze Oferenta, z którym zostanie zawarta Umowa. 

6. Zgłoszenie udziału w Postępowaniu.

• Oferent chcący wziąć udział w Postępowaniu składa wniosek o dopuszczenie
  do udziału w postępowaniu.
• Wniosek musi zawierać wszystkie informacje zawarte we wzorze wniosku stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu.  
• Wniosek musi być złożony w formie pisemnej i podpisany przez osobę uprawnioną
  do reprezentacji Oferenta. W przypadku, gdy Oferenta reprezentuje pełnomocnik
  do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy załączyć oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię poświadczoną notarialnie za zgodność z oryginałem.
• Jeżeli Oferenci wspólnie ubiegają się o zawarcie Umowy, zobowiązani są
  do  ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia Umowy. Zobowiązani są również wraz
  z pełnomocnictwem załączyć umowę regulującą współpracę między Oferentami wspólnie ubiegającymi się o zawarcie Umowy. Umowa regulująca współpracę musi zawierać co najmniej następujące elementy:
  • określenie przedmiotu i celu umowy,
  • czas trwania umowy, który musi być tożsamy z okresem obowiązywania Umowy,
  • oświadczenie, że wszyscy Oferenci przyjmują na siebie odpowiedzialność solidarną
    za należytą realizację Umowy,
  • określać zasady współpracy Oferentów, podział zadań miedzy Oferentów. 
  •   Jeżeli Oferentem jest spółka cywilna, to Oferent zobowiązany jest do załączenia
    do Wniosku umowę spółki. W przypadku zmiany umowy spółki w trakcie trwania Postępowania, Oferent zobowiązany jest do niezwłocznego informowania o tym fakcie Organizatora.  
  • Wniosek musi być złożony w siedzibie Organizatora, w terminie do dnia 28 czerwca 2021 roku. Wniosek musi być złożony w dokładnie zamkniętej, nieprzejrzystej kopercie, która będzie zaadresowana „Konkurs na najem powierzchni w Obiekcie Arena Ostrów celem świadczenia usług gastronomicznych”,
  • O udział w Postępowaniu mogą się ubiegać Oferenci, którzy:
    • prowadzą nieprzerwanie od co najmniej 3 lat działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług gastronomicznych lub cateringowych, 
    • w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu świadczyli usługi gastronomiczne:
      • polegające na obsłudze co najmniej 10 imprez, przy czym w każdej imprezie uczestniczyło co najmniej 500 osób, z tym zastrzeżeniem, iż Oferent musiał zrealizować te usługi w sposób bezpośredni. Nie dopuszcza się wykazania doświadczenia w przypadku realizacji usług w charakterze podwykonawcy. 
        Pod pojęciem imprezy należy rozumieć koncert, imprezę sportową, bankiet, kongres, sympozjum, itp. odbywające się w obiektach zamkniętych rozumianych jako hale widowiskowo – sportowe, stadiony, obiekty wystawienniczo– targowe, teatry lub kina, centra handlowe, hotele, obiekty wielofunkcyjne. Pod pojęciem liczby uczestników należy rozumieć deklarowaną ilość osób, dla jakiej Oferent miał zapewnić realizację usługi gastronomicznej opisanej powyżej,

lub 

• w co najmniej jednym Stałym punkcie, o potencjale obsługi gastronomicznej  co najmniej 300 osób dziennie przy czym punkt taki musi funkcjonować przez wcześniejszy okres co najmniej 24 miesięcy,
  • w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, osiągnęli przychód  netto ze sprzedaży usług gastronomicznych w wysokości nie mniejszej niż  1.000.000 (słownie: jeden milion) złotych w każdym roku obrotowym, Obrót ustalamy na podstawie dokumentacji księgowej przed marcem 2020 r., ze względu na późniejsze obostrzenia związane
    z pandemią koronawirusa
  • posiada środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę co najmniej 500.000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100).

• W postępowaniu nie mogą brać udziału Oferenci:
  • w stosunku do których otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie
    w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne  lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferenta, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe,
  • którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie
    w całości wykonania decyzji właściwego organu.
  • W przypadku wspólnego brania udziału w niniejszym konkursie przez Oferentów, warunki określone w punkcie 6.7. powyżej Oferenci ubiegających się
    o zawarcie Umowy muszą spełniać łącznie, a warunki określone w punkcie 6.8. każdy z Oferentów musi spełniać samodzielnie. 
  • W celu wykazania, iż Oferent spełnienia warunki udziału w postępowaniu,
    o których mowa w punkcie 6.7. i 6.8. powyżej, do wniosku Oferent musi załączyć:
• oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w Postępowaniu,
• oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem  i akceptacji jego postanowień,
• oświadczenie o okresie prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług gastronomicznych lub cateringowych, 
• wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, wraz z podaniem ich wartości, liczby uczestników imprezy, rodzaju imprezy, dat realizacji i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami,
  o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot,
  na rzecz którego usługi były wykonywane; 

lub 

wykaz stałych punktów (lub jednego stałego punktu) wraz z podaniem ich dokładnego adresu oraz daty powstania, każdy z tych punktów musi posiadać potencjał obsługi gastronomicznej  co najmniej 300 osób dziennie, 

• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosku, 
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Oferent nie zalega
  z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosku, 
• odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków,  
• oświadczenie Oferenta dotyczące osiąganego przychodu  netto ze sprzedaży usług gastronomicznych;
• informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Oferenta,
  w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
  • Wszystkie dokumenty załączane do wniosku winny być przedstawione
    w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta, z zastrzeżeniem, że pełnomocnictwa oraz dokumenty mające charakter oświadczeń, deklaracji winny być przedstawione w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii.
  • Wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym, winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski 
  • Przy ocenie dokumentów składanych w celu oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, w których wystąpi inna waluta niż PLN (złoty polski), Organizator do przeliczenia tej waluty na złote polskie zastosuje średni kurs tej waluty ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu 28 czerwca 2021 roku. W przypadku braku publikacji kursu tej waluty przez Narodowy Bank Polski w dniu, o którym mowa powyżej, Organizator zastosuje średni kurs tej waluty ostatnio ogłoszony przez Narodowy Bank Polski przed wyżej wymienionym dniem. 

7. Oferty.

• Kryteria oceny ofert zostały opisane w punkcie 7.3. i 7.4. 
• Maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać Oferent wynosi 100.
• Wagi poszczególnych kryteriów:

Kategoria I - 30% oceny całkowitej, 30 punktów

Ocena przedstawionej koncepcji i wielkość deklarowanych nakładów na inwestycję- od 1 do 30 punktów

Kategoria II - 70% oceny całkowitej, 70 punktów 

1. 1. 1. - maksymalnie 5 punktów,

Punkty będą liczone w poszczególnych podkategoriach (lit. a) do d)) oddzielnie, według następującego wzoru:

O/N x max ilość punków w danej podkategorii

O- wartość oferty danego Oferenta w danej podkategorii

N- wartość najlepszej oferty w danej podkategorii

Następnie punkty będą zsumowane. Maksymalna ilość punktów 70.

Ilość punktów otrzymana we wszystkich Kategoriach będzie zsumowana
i  zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku według zasad matematycznych.  

• Opis poszczególnych kategorii kryteriów oceny ofert:

Kategoria I - Ocena koncepcji funkcjonowania gastronomii w Obiekcie. Koncepcja powinna zawierać następujące elementy:

1. ogólne założenia funkcjonowania Oferenta w Obiekcie w zakresie codziennej działalności gastronomicznej, jaka prowadzona będzie w części Obiektu dedykowanej na restaurację. Powyższe obejmować powinno: sugerowane godziny funkcjonowania restauracji, propozycję spójnego projektu wystroju powierzchni będących przedmiotem najmu, ilość i zasady obsługi kelnerskiej i barmańskiej, proponowane menu (stałe i imprezowe) uwzględniające rodzaj podawanych potraw, akcji marketingowych wraz z cenami oraz z uwzględnieniem: sezonowości, rozróżnienia oferty dla klientów indywidualnych, grupowych, oraz porę dnia, określenie  ilości
   i rodzaj sprzętu w jaki zostanie wyposażona restauracja,
   1. ogólne założenia dotyczące obsługi masowej indywidualnych klientów podczas imprez otwartych, w tym propozycja stałego menu oraz ilość i rodzaj sprzętu w jaki wybrany Oferent zamierza wyposażyć oddawaną mu powierzchnię w zakresie dotyczącym obsługi masowej, propozycję miejsc obsługi masowej, wizualizacja stanowisk obsługi masowej, z podziałem na: restaurację, antresolę VIP I mobilne punkty obsługi.
   1. ogólne założenia dotyczące obsługi gości, w tym symulację oferty usługi gastronomicznej i cateringowej:
      1. w przestrzeni bankietowej (antresola VIP), bankiet stojący dla 100 osób
         z maksymalną ceną w przeliczeniu na osobę – 80 zł netto, obsługa standardowa,
      1. na płycie głównej Obiektu, bankiet siedzący w godzinach wieczornych
         i nocnych dla 500 osób: maksymalna cena w przeliczeniu na osobę – 130 zł netto + 6 godzinny open bar w cenie 50 zł netto w przeliczeniu na osobę: menu i obsługa VIP – ekskluzywna, oferta dań wegetariańskich, bezglutenowych oraz dla osób z nietolerancją laktozy,

Informacje dodatkowe w zakresie b : koncepcja powinna zawierać informacje w przedmiocie: menu; przewidywaną  ilość wykorzystywanej zastawy, sprzętu (wraz ze zdjęciami), proponowaną liczbę obsługujących kelnerów, barmanów, kucharzy; liczbę osób nadzorujących i koordynujących obsługę – menadżerów; ilość bufetów,  stanowisk wydawczych i barów, opis dekoracji; opis komunikacji z zapleczem kuchennym
i porządkowym.

• informacje na temat deklarowanej wielkość nakładów inwestycyjnych, przy czym muszą to być inwestycje trwałe w Obiekt wraz z określeniem zakresu, przedmiotu inwestycji, rodzaju inwestycji, obszaru objętego inwestycją, terminu realizacji. 

Kategoria II: Ocena zaoferowanej prowizji oraz opłat stałych, które należne będą Organizatorowi. 

1. deklarowany procent prowizji ze sprzedaży piwa,
2. deklarowany procent prowizji ze sprzedaży pozostałych produktów lub usług (wraz
   z cateringiem dostarczanym na zewnątrz),
3. deklarowany procent prowizji za usługi świadczone na antresoli VIP podczas imprez oraz poza dniami imprezowymi, podczas bankietów, konferencji i innych imprez zamkniętych,
4. miesięczna stawka ryczałtowa najmu powierzchni określonych w punkcie 4.2.Regulaminu, 

W zakresie liter  a), b), c)  należy podać określony procent, natomiast w zakresie d) określoną kwotę w złotych polskich. Miesięczny czynsz najmu Organizatora będzie składał się z elementów wymienionych w literach a) do d) powyżej i będzie obliczany
od  przychodów netto  Oferenta, które osiągać będzie w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w Obiekcie lub na Terenie zewnętrznym, lub poza Obiektem ,

• Oferent składa ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w Regulaminie.
  • Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
  • Informacje zawarte w ofercie Oferenta, z którym Organizator zawrze Umowę,  odnoszące się do Kategorii I , będą warunkami Umowy. 
  • Wszelkie konsekwencje złożenia oferty w sposób nieprawidłowy lub jej niewłaściwego oznakowania ponosi Oferent. 
  • Oferta pod rygorem nieważności powinna być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym muszą zostać złożone wraz z tłumaczeniami na język polski.
  • Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Oferenta. Upoważnienie (pełnomocnictwo) do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika z  innych dokumentów załączonych przez Oferenta. 
  • Ofertę można złożyć przy pomocy formularza stanowiącego załącznik nr 4
    do Regulaminu. 
  • Wykonawca winien zamieścić ofertę w dokładnie zamkniętej, nieprzejrzystej kopercie, która będzie zaadresowana Ostrowskie Inwestycje Sportowe Sp. z o.o., konkurs na najem powierzchni w Obiekcie celem świadczenia usług gastronomicznych.
  • Otwarcie ofert nastąpi w terminie określonym przez Zamawiającego. Otwarcie ofert nie będzie jawne. Oferenci, ani inne podmioty trzecie, nie będą mogli uczestniczyć w otwarciu ofert. 
  • Konkurs jest ważny chociażby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca warunki określone w Regulaminie. 
  • Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Termin złożenia ofert określi Zamawiający, jednakże nie będzie on krótszy niż 3 dni od zakończenia negocjacji ze wszystkimi Oferentami.
  • Oferent może wycofać ofertę przed terminem otwarcia ofert. wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to
    przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Na kopercie należy umieścić zastrzeżenie „ZMIANA OFERTY” lub „WYCOFANIE OFERTY”.
  • Termin związania ofertą wynosi 90 dni.
  • Oferta winna być sporządzona na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Ewentualne poprawki w tekście oferty winny być naniesione w czytelny sposób i parafowane/podpisane przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione do występowania w imieniu Oferenta.
  • Zaleca się, aby wszystkie kartki oferty były ponumerowane i trwale spięte.
  • Wszystkie wymagane dokumenty można przedstawić w formie oryginału, kopii poświadczonej przez notariusza albo kserokopii poświadczonej za zgodność
    z oryginałem przez Oferenta tj. osobę/osoby uprawnioną/uprawnione
    do reprezentowania Oferenta, z zastrzeżeniem, że pełnomocnictwa oraz dokumenty mające charakter oświadczeń, deklaracji winny być przedstawione w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii.
  • Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Oferenta powinny zostać przekazane w taki sposób, by Organizator mógł z łatwością określić zakres informacji objętych tajemnicą. Dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Oferenta należy załączyć do oferty w odrębnym opakowaniu, co umożliwi ich łatwe odłączenie od oferty. 
  • Organizator dokona weryfikacji i sprawdzenia ofert.
  • W toku dokonywania oceny złożonych ofert Organizator może zażądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert
    i załączników lub uzupełnienia dokumentów, z tym zastrzeżeniem że do uzupełnienia konkretnego dokumentu ofert może został wezwany tylko jeden raz. 
  • Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma największą ilość punków. 
  • O wynikach oceny ofert Organizator powiadomi Oferenta, jak również zamieści informację na stronie internetowej. 

8. Negocjacje 

• Niniejszy punkt dotyczy zarówno negocjacji prowadzonych przed złożeniem oferty,     jak i przed złożeniem oferty ostatecznej.
  • Negocjacje prowadzone z Oferentami dotoczyć będą warunków i zasad współpracy oraz wysokości i zasad zapłaty czynszu najmu na rzecz Organizatora. 
  • Negocjacje będą prowadzone odrębnie z każdym Oferentem.
  • Negocjacje mają charakter poufny. 
  • Organizator prześle zaproszenie do Oferentów do udziału w negocjacjach.
  • Zaproszenie zostanie przesłane na adres e-mail wskazany przez Oferenta. 
  • W zaproszeniu Organizator określi:
    • termin negocjacji, zaproszenie zostanie przesłane z co najmniej 7 - dniowym wyprzedzeniem w stosunku do wyznaczonego terminu negocjacji,
    • miejsce negocjacji,
    • przewidywany plan negocjacji, 
    • wzór Umowy.
  • Na trzy dni przed terminem negocjacji Oferent zobowiązany jest potwierdzić udział
    w negocjacjach, poprzez przesłanie informacji na adres sekretariat@arenaostrow.pl. Oferent zobowiązany jest do wskazania imion i nazwisk osób, które będą uczestniczyły
    w negocjacjach. Każda z osób musi przedłożyć na negocjacje pełnomocnictwo, chyba że uprawnienie do reprezentowania Oferenta wynika ze złożonych już przez Oferenta dokumentów. Osoby, które nie przedłożą pełnomocnictwa, nie zostaną dopuszczone
    do udziału w negocjacjach. 
  • Ze strony Oferenta w negocjacjach może uczestniczyć nie więcej niż 3 osoby.
  • Z prowadzonych negocjacji sporządzone zostaną protokoły, protokoły nie będą udostępniane innym uczestnikom postępowania. Protokoły będą miały charakter poufny. 

• Oferty ostateczne.

• Nie więcej niż dwóch oferentów, którzy uzyskali największa ilość punktów w związku ze złożeniem ofert, zostanie zaproszona do negocjacji. Po przeprowadzonych negocjacjach Organizator przedstawi ostateczną wersję umowy i zaprosi
  do składnia ofert ostatecznych. 
  • Postanowienia punktów 7.5., 7.6., 7.8.,7.9.,7.10.,7.12.,7.14. -7.23. mają odpowiednie zastosowanie do ofert ostatecznych.
  • Kryteria oceny ofert ostatecznych:
    • deklarowany procent prowizji ze sprzedaży piwa;
    • deklarowany procent prowizji ze sprzedaży pozostałych produktów lub usług ( wraz
      z cateringiem dostarczanych poza obiektem);
    • deklarowany procent prowizji za usługi świadczone na antresoli VIP podczas imprez oraz poza dniami imprezowymi, podczas bankietów, konferencji i innych imprez zamkniętych;
    • miesięczna stawka ryczałtowa najmu powierzchni określonych w punkcie 4.2. Regulaminu;
    • ocena przedstawionej koncepcji i wielkość deklarowanych nakładów na inwestycję

• Termin i miejsce składania ofert ostatecznych określi Organizator, jednakże nie będzie on krótszy niż 3 dni od przesłania Oferentom ostatecznej wersji umowy wraz
  z zaproszeniem do złożenia ofert ostatecznych.
  • Wyniki dotyczące uzyskanej punktacji w zakresie ofert ostatecznych zostaną przekazane Oferentom, którzy złożyli oferty ostateczne oraz zostaną zamieszczone na stronie internetowej Organizatora w zakładce www.bip.arenaostrow.pl/bip/ogloszenia/     

1. Wybór oferty ostatecznej. 

1. Po wyborze oferty ostatecznej, Oferent, którego oferta została uznana
   za najkorzystniejszą, zobowiązany będzie do zawarcia Umowy o treści  tożsamej z umową przedłożona przez Organizatora Oferentowi przed sporządzeniem oferty ostatecznej,
   z zastrzeżeniem punktu 11.1.  
   1. W przypadku rezygnacji wybranego Oferenta lub nie zawarcia umowy
      z Oferentem z winy Oferenta, którego oferta została uznana
      za najkorzystniejszą, Organizator może zamknąć konkurs bez wyboru oferty albo ma możliwość wyboru kolejnej oferty spośród złożonych.   
   1. Organizator ma również możliwości powtórzenia etapu drugiego lub trzeciego Postępowania. W powtórzonych etapach wezmą udział Oferenci, którzy wyrażą na to zgodę.  

1. Zawarcie umowy, informacje zawarte w umowie.

1. Umowa najmu, która zostanie zawarta z Oferentem w wyniku rozstrzygnięcia Postępowania wejdzie w życie po uzyskaniu zgody na jej zawarcie wyrażonej przez Gminę Miasta Ostrów Wielkopolski. 
   1. Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie 5 dni
      od otrzymania informacji od Organizatora o uzyskaniu zgody na jej zawarcie przez Gminę Miasta Ostrów Wielkopolski. 
   1. Informacje zawarte w ofercie wstępnej Oferenta, z którym Organizator zawrze Umowę, w zakresie kryteriów oceny ofert dotyczących Kategorii I i II, staną się warunkami umowy. Informacje zawarte w ofercie ostatecznej dotyczące kryterium oceny ofert staną się warunkami Umowy. 

1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. 

1. Przed zawarciem umowy Oferent zobowiązany będzie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10.000,00 zł

(słownie: dziesięć tysięcy złotych).

1. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Oferenta w jednej lub
   w kilku następujących formach:

12.2.1. pieniądzu;

12.2.2. poręczeniach bankowych;

12.2.3. gwarancjach bankowych;

12.2.4. gwarancjach ubezpieczeniowych;

1. W przypadku wnoszenia zabezpieczenia w formie gwarancji, w treści gwarancji muszą się znaleźć zapisy, z których będzie wynikać, iż przedmiotowa gwarancja jest nieodwołalna, bezwarunkowa i płatna
   na pierwsze żądanie Organizatora.
   1. Organizator zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia zakończenia obowiązywania Umowy.  
   1. Zabezpieczenie zwracane jest w wysokości pomniejszonej o ewentualne potrącenia, dokonane przez Organizatora.

1. Postanowienia końcowe.

1. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Organizatora www.bip.arenaostrow.pl/bip/ogloszenia/     oraz w jego siedzibie.
   1. Ogłoszenie o postępowaniu konkursowym zostało zamieszczone na stronie internetowej Organizatora www.bip.arenaostrow.pl/bip/ogloszenia/     
   1. Organizator zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania konkursowego bez wyboru ofert lub unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyny. W takiej sytuacji oferentom nie przysługuje
      w stosunku do Organizatora żadne roszczenie. 
   1. Od rozstrzygnięcia konkursu nie przysługują żadne środki odwoławcze. 
   1. W zakresie nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy Kodeks cywilny. 
   1. Wszystkie załączniki stanowią integralną cześć Regulaminu  Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem  02 czerwca 2021 roku.

 14 . RODO

1. W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia  2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenie dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), uprzejmie informujemy, że poniższe informacje są niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:
   1. Administratorem danych osobowych jest  ;............................ tel................
   1. Dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb realizacji umów/ projektów/ innych tym podobnych, zgodnie z ich przeznaczeniem, czasem ich trwania oraz ustawowym terminem archiwizacji;
   1. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art.6 ust.1  lit. b  w/w rozporządzenia;
   1. Odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
   1. Każdy, którego dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
      a także prawo do przenoszenia danych;
   1. Każdy, którego dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego;
   1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale w przypadku ich niepodania niemożliwa będzie realizacja niektórych procedur z nimi związanych.

15. Załączniki.

15.1. Załącznik nr 1 Mapa Obiektu z Terenem Zewnętrznym.

15.2. Załącznik nr 2 Powierzchnie przedmiotu najmu.

15.3. Załącznik nr 3 Wzór wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu.  

15.5. Załącznik nr 4 Wzór oferty.